Réponse automatique : Attention danger ! [exemple Gmail]
Vous partez en vacances et vous souhaitez paramétrer sur votre messagerie une réponse automatique pendant votre absence ? Ce n’est pas une bonne idée…
C’est l’heure des vacances, au programme déconnexion totale. Les mails attendront votre retour. Pour prévenir vos contacts, vous pensez mettre en place une réponse automatique ?
Mauvaise idée.
Bien que très répandue dans le monde du travail, cette fonctionnalité est beaucoup moins courante sur les boîtes personnelles. Pourtant sa mise en place est possible.
En fait, en mettant en place un message d’absence, vous prenez des risques. Il faut être très vigilants et suivre les bonnes pratiques pour ne pas vous exposer à d’éventuels soucis.
Dans cet article je vais vous montrer comment mettre une réponse automatique sur Gmail avant de vous expliquer quand cela peut vous être utile.
Réponse automatique Gmail : vidéo explicative
Si vous avez vraiment besoin de mettre en place ce type de message, je vous conseille de regarder cette courte vidéo qui vous explique les étapes à suivre. C’est simple et rapide à mettre en œuvre.
[vidéo à venir]
Toutefois, lisez dans les paragraphes suivants ce qu’il faut éviter d’indiquer dans votre message et pourquoi cela peut être dangereux.
En quoi consiste une réponse automatique ?
La réponse automatique est une fonctionnalité du menu paramètre qui peut s’activer et se désactiver en un seul clic. Lorsqu’elle est activée, toutes les personnes qui vous envoient un e-mail reçoivent automatiquement le message que vous avez configuré.
En effet, dans les grandes lignes, il vous suffit de définir une période durant laquelle la réponse automatique sera envoyée mais aussi le message personnalisé. Nous verrons bientôt en détail comment procéder.
L’objectif de cette option est d’avertir vos contacts que vous ne serez pas disponible pour répondre de suite à leur e-mail. Voyons dans quel cas, cette fonctionnalité peut s’avérer dangereuse.
Pourquoi c’est dangereux de mettre un message d’absence ?
La première utilisation à laquelle on pense avec la réponse automatique est de mettre en place un message d’absence lorsque vous êtes absents de chez vous. Et bien justement c’est bien cette utilisation qui reste la plus dangereuse.
Autant lorsque vous êtes au bureau, c’est d’usage de paramétrer un message d’absence, cela n’a pas d’impact sur votre vie privée. Par contre, si vous faîtes cela avec votre boîte de messagerie personnelle, vous prévenez d’éventuels escrocs que vous n’êtes pas à domicile.
Ils sont libres de venir visiter votre maison !
Lorsque vous configuré un message automatique, vous ne devez pas fournir les informations suivantes :
- Votre période d’absence
- Toute adresse postale, domicile ou lieu où vous vous trouvez
- Vos coordonnées téléphoniques
- Toutes informations personnelles
Imaginez, chaque personne qui vous envoie un e-mail reçoit la réponse automatique. Si c’est un pirate et que vous donnez trop d’informations dans votre message, il les aura en sa possession pour de futures attaques. Trop facile pour lui !
Dans quel cas mettre un message automatique ?
Vous l’aurez compris, le message d’absence ne doit pas être utilisé pour prévenir vos contacts que vous êtes absents de chez vous !
Par contre, ce type fonctionnalité peut être utile dans certaines situations !
Prenons un exemple, en tant que bénévole vous gérez le spectacle de fin d’année de votre association. Vous êtes bien trop occupés pour gérer votre boîte mail !
Dans ce cas, prévenez vos contacts que vous risquez de ne pas répondre tout de suite à leurs messages. En cas d’urgence, demandez leur de vous appelez avec les moyens habituels. S’il s’agit de vos contacts, ils doivent sûrement avoir votre numéro de téléphone.
Vous comptez supprimer un compte mail ? Dans ce cas, mettez un message automatique qui préviendra un certain temps les personnes qui vous écrivent en précisant que cette boîte va bientôt disparaître. Attention de ne pas indiquer votre nouvelle adresse dans le message au risque que celle-ci soit récupérée pour des futurs spams.
Une fois le temps écoulé, n’oubliez pas de supprimer votre compte.
Étapes pour configurer une réponse automatique sur GMail
Votre décision est prise, vous souhaitez mettre en place une réponse automatique sur votre boîte GMail ?
Voici les étapes :
- Ouvrez votre messagerie Gmail
- Rendez vous dans les Paramètres (roue crantée en haut à droite de l’écran)
- Cliquez sur Voir tous les paramètres
- Faîtes défiler l’écran jusqu’à la section Réponse automatique
- Cochez l’option Réponse automatique activée
- Réglez la date de début et de fin
- Renseignez l’objet du message
- Personnalisez le corps du message
- Terminez en appuyant sur le bouton Enregistrer les modifications
Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment en cliquant sur Réponse automatique désactivée
À utiliser avec prudence !
La fonctionnalité Réponse automatique semble tentante aux premiers abords. Mais j’espère que cet article vous a ouvert les yeux sur les dangers de la mettre en place. Réfléchissez y à deux fois. Par conter, si vous en avez vraiment besoin, vous avez vu que c’est très simple à paramétrer.
Je vous ai montré un exemple sur la boîte de messagerie de Google mais cette fonctionnalité existe aussi sur Outlook. Je compléterai plus tard cet article avec la messagerie de Microsoft.
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