5 conseils pour organiser son Gmail
Ne soyez pas esclave de votre boite de messagerie Gmail. Apprenez à la dompter en l’organisant pour une meilleure lisibilité et une sécurité approfondie.
50, 100 voir plus de 200 ? Combien de messages s’entassent aujourd’hui dans votre boîte de messagerie Gmail ? Mail de proches, promotions en tout genre et autres newsletters quotidiennes se mélangent et convergent vers l’adresse mail.
Outre le fait de facilité la consultation et la lisibilité, avoir une boîte de réception propre et correctement organisée s’avère être une excellente pratique en ce qui concerne la sécurité informatique. Un mail frauduleux se fondra beaucoup plus facilement dans une boîte mail anarchique.
Aussi, je vous propose de découvrir quelques bonnes pratiques à appliquer pour organiser et simplifier la consultation de vos mails. Je ne vais pas rentrer pas ici dans des détails trop techniques, ce sont des conseils qui restent généralistes. Je le fais sur Gmail, mais ces astuces peuvent s’appliquer sur tous les services de messagerie.
Supprimer les e-mails inutiles
Votre objectif principal concernant la gestion de vos e-mails dans Gmail est de conserver une boîte de réception propre. Éliminez le superflu, prenez également l’habitude de supprimer au fur et à mesure les mails lus, traités et qui ne vous seront plus utiles dans le futur.
Même si vous avez un peu la main lourde, sachez que les messages supprimés sont placés dans la Corbeille pendant une période de 30 jours. Vous pouvez facilement les restaurer durant ce laps de temps. D’ailleurs, si vous avez besoin d’espace, n’oubliez pas de vider la corbeille.
Pour supprimer les messages, rien de plus simple, sélectionnez les e-mails à supprimer puis appuyez sur la Corbeille en haut des messages. Petite astuce, vous pouvez sélectionner tous les messages d’un coup en cochant la case qui se trouve au dessus de la liste des messages. Pratique pour faire un grand nettoyage.
Classez vos mails dans des dossiers
Pour être plus précis, il ne s’agit pas de dossier mais de libellés Gmail. Créez-en autant que vous le souhaitez pour classer vos mails par catégorie. Pour information, vous pouvez organiser vos libellés avec des sous libellés, de la même façon que vos dossiers Windows.
Pour créer un nouveau libellé, je vous conseille de vous rendre sur l’application web de Gmail depuis un ordinateur. La procédure est très simple, il suffit de cliquez sur le bouton Plus près du menu Libellés dans le menu gauche de l’application. Sur mobile, c’est plus compliqué.
Une bonne gestion et configuration des libellés peuvent rendre votre boîte de réception Gmail plus encore plus pratique. Vous pouvez par exemple affecter une couleur particulière à tous les messages appartenant à un libellé précis.
N’oubliez pas de supprimez les libellés inutiles ainsi que tous les messages contenus dans ces derniers. Les libellés simplifient dans ce cas le nettoyage de votre boîte de messagerie.
Définissez des règles de message
Savez-vous que certains de vos mails peuvent être traités ou classés automatiquement ? Un tel miracle est possible grâce à la fonction de filtre de Gmail. Vous pouvez alors par exemple :
- Marquer comme important les messages d’un expéditeur
- Supprimer les messages qui contiennent certains mots
- Classer les messages automatiquement dans des libellés selon les critères de votre choix…
Pour créer un filtre, vous devez accéder à Gmail depuis un navigateur sur ordinateur. Ensuite cliquez sur le bouton options de recherche dans la barre de recherche de Gmail. Choisissez vos critères puis appuyez sur le bouton Créer un filtre. Choisissez la ou les actions à associer à votre nouveau filtre.
Les filtres s’appliquent uniquement aux nouveaux messages
Pour supprimer ou modifier un filtre, rendez-vous dans les paramètres Gmail dans l’onglet Filtres et adresses bloquées. Tous vos filtres sont répertoriés à cet endroit.
Désabonnez-vous des lettres d’information
Au fil du temps passé sur Internet, nous avons tendance à nous inscrire à de nombreux sites ou nous abonner à des lettres d’informations intéressantes. Mais voilà, notre boîte de messagerie reçoit de plus en plus de messages de divers expéditeurs.
Pensez aux mails temporaires lorsque vous vous inscrivez à de nouveaux services.
Combien de messages recevez-vous par jour que vous ne prenez même plus la peine d’ouvrir. Ils ne servent à rien et polluent votre boîte de réception. Aussi, il est temps de faire le ménage dans ce flot de lettres d’information qui ne vous intéressent plus.
Tous les mails commerciaux que vous recevez doivent obligatoirement vous proposer un lien de désabonnement. Il se trouve souvent bien caché tout en bas du message dans une police de caractères à peine lisible.
Pour vous désabonner, cliquez sur ce fameux lien et dans la majorité des cas vous serez redirigez vers une page Internet qui confirmera la bonne prise en compte de votre demande. Si vous disposez d’un compte sur le site en question, demandez-vous si vous ne devriez pas le supprimer aussi. Il n’est jamais bon de garder des comptes inactifs, ils peuvent être piratés sans que vous vous en rendiez compte.
Bloquer les expéditeurs indésirables
Vous aurez prendre toutes les résolutions possibles, vous n’échapperez sûrement pas à la pollution de votre boîte de messagerie par des expéditeurs indésirables. Fuite de données, chaîne de mails, site peu regardant avec la loi, il existe de multiples façons de transmettre nos adresses mail à des escrocs.
C’est pourquoi, pour garder une boîte de réception propre et lisible, il ne faut pas hésiter à bloquer les expéditeurs indésirables voir même à déclarer les mails reçus comme spams le cas échéant.
Pour signaler un mail comme Spam, ouvrez le message puis accéder au menu pour choisir l’option signaler comme spam. Pour bloquer un expéditeur, ouvrez le message puis dans le menu choisissez l’option Bloquer [nom de l’expéditeur].
Si besoin, vous pouvez débloquer facilement les adresses bloquées en accédant aux paramètres de Gmail puis en ouvrant l’onglet Filtres et adresses bloquées. Il suffit ensuite de cliquer sur le lien débloquer qui se trouve sur la même ligne que l’expéditeur à débloquer.
De l’ordre dans vos messages
Les conseils que vous avez pu consulter ici sont assez simples à mettre en place. Pourtant, nous sommes nombreux à ne pas prendre le temps nécessaire pour les appliquer et alors nous retrouver avec un amas de messages indigestes.
Comme je vous le disais durant cet article, le but n’est pas simplement de se satisfaire d’une boîte de réception propre mais vraiment de se protéger contre les mails frauduleux. Et au vue des différentes fuites de données qui ont eu lieu récemment, les attaques de hameçonnage risquent d’exploser dans l’avenir.
La question n’est plus de savoir comment protéger ses données, car il y a de forte chance qu’elles soient sur le Dark web, mais plutôt quelles mesures je prends pour me protéger moi et mon identité numérique.
Pour encore plus d’astuces et de conseils, notamment sur la sécurité informatique, abonnez vous à ma page Facebook. Vous pouvez aussi vous inscrire à la lettre d’information, bien que je sois moins actif sur ce canal de communication. Vous ne pourrez pas dire que c’est Le Coin Retraite qui pollue votre boîte de messagerie.