Gmail : 10 fonctions avancées à découvrir d’urgence
Allez plus loin avec votre messagerie Gmail ! Je vous présente 10 fonctionnalités avancées qui vont vous faciliter le mail.
Envoyer, répondre ou transférer un e-mail avec votre messagerie Gmail vous maîtrisez, c’est la base.
Par contre savez vous annuler l’envoi d’un message, programmer à l’avance vos mails, utiliser la recherche avancée ?
C’est ce que je vous propose de découvrir dans cet article, je pense que vous allez apprendre des techniques dont vous ne pourrez plus vous passer.
Si vous n’aimez pas lire, voici les 10 fonctionnalités avancées de Gmail en vidéo :
Faire une recherche avancée sur Gmail
Avec tous les messages reçus et classés dans sa boîte de messagerie, pas facile de toujours s’y retrouver.
Chercher un message précis peut s’apparenter à trouver une aiguille dans une botte de foin 😁
N’hésitez pas à utiliser la fonction Recherche avancée de Gmail :
- Au niveau de la barre de recherche cliquez sur les options de recherche avancée
- Affinez votre recherche en choisissant les critères les plus pertinents
- Terminez en cliquant sur le bouton Rechercher
Il est possible de chercher des e-mails par date, par taille, par expéditeur, et bien plus encore.
De quoi gagnez beaucoup de temps !
Créer une tâche à partir d’un e-mail
Vous devez réaliser une action suite à la réception d’un mail ? Par exemple, réserver un bon resto suite à la confirmation de la venue de votre meilleure amie.
Pensez alors à créer une tâche à partir d’un message :
- Ouvrez le message
- Cliquez sur l’icône Ajouter à Tasks
- Le menu de vos tâches apparaît
- Renommez la tâche si nécessaire
- Choisissez une date et une heure pour définir un rappel
Pour voir l’ensemble de vos tâches dans Gmail, cliquez sur l’icône Tasks. Pour les tâches créées à partir d’un e-mail vous avez un accès rapide au message d’origine.
Vous pouvez également créer des tâches manuellement.
Super pratique pour s’organiser et ne plus rien oublier.
Annuler l’envoi d’un e-mail
Il est possible d’annuler facilement l’envoi d’un e-mail dans Gmail.
Après avoir appuyé sur le bouton Envoyer, un message apparaît pour vous confirmer l’envoi du mail. Vous avez alors quelques secondes pour cliquer sur le lien Annuler. Par défaut, ce message apparaît pendant 5 secondes.
Pour configurer un temps d’annulation plus long, rendez dans les paramètres, et définissez le délai d’annulation depuis l’onglet Général.
Mon conseil est de configurer ce paramètre à 30 secondes. Bien que ce ne soit pas toujours utile, personne n’est à l’abri d’un envoi trop rapide.
Planifier l’envoi de message sur Gmail
Voici une technique Gmail super pratique : la planification de message !
Grâce à Gmail, vous pouvez envoyer un e-mail à une date et une heure précise :
- Rédigez votre message
- Appuyez ensuite sur la flèche à côté du bouton « Envoyer »
- Sélectionner Programmer l’envoi.
- Vous pouvez choisir l’une des heures proposées ou sélectionner une date et une heure personnalisées
C’est un bon plan pour ne plus oublier les anniversaires !
Gérer plusieurs comptes Gmail
Vous avez créés plusieurs comptes Gmail ? Savez-vous que vous pouviez les gérer tous à partir d’une seule boite de réception ?
- Allez dans les paramètres de Gmail
- Rendez-vous dans l’onglet Comptes et importation
- Cliquez sur Ajouter un compte de messagerie
- Suivez les instructions pour ajouter vos autres comptes
Petit rappel de sécurité informatique, il est important de consulter régulièrement l’ensemble de ces comptes de messagerie. Ainsi, vous évitez que l’un d’eux soit piraté à votre insu. Sinon supprimez les comptes que vous n’utilisez pas.
Créer des filtres sur Gmail
Les filtres Gmail restent un excellent moyen de garder votre boîte de réception organisée. Vous pouvez créer des filtres pour classer automatiquement les e-mails en fonction de l’expéditeur, du sujet, des mots-clés…
Pour créer un filtre sur Gmail :
- Cliquez sur les options avancées dans la barre de recherche
- Définissez les critères du filtre
- Cliquez sur Créer un filtre
- Choisissez les actions à réaliser avec les messages qui répondent à votre filtre.
Voici quelques unes des actions possibles : Supprimer, transférer les messages vers une autre adresse, ajouter un libellé, marquer le mail comme important…
Vous pouvez voir et modifier tous vos filtres à partir des paramètres au niveau de l’onglet filtres et adresses bloquées.
Les raccourcis claviers sur Gmail
Vous êtes peut être un habitué des raccourcis clavier. Ils peuvent être très pratiques pour gagner du temps, surtout pour les tâches que l’on répète souvent.
Savez-vous que Gmail propose un grand nombre de raccourcis ?
Pour consulter la liste, appuyez simultanément sur la touche MAJ et la touche ? depuis la page d’accueil de Gmail. Par défaut, les principaux raccourcis ne sont pas Activez.
Si vous les activez, vous pourrez par exemple, composer un nouveau message à partir de votre boîte de réception, juste en appuyant sur la lettre C
Ajouter des alias à vos adresses Gmail
En premier lieu, savez-vous à quoi correspond un alias sur GMail ? Il s’agit d’une fonctionnalité bien pratique pour un mieux contrôler votre boite de messagerie.
Le principe ? Vous pouvez ajouter des libellés directement dans votre adresse mail.
Par exemple, si votre adresse mail est toto@gmail.com, vous pouvez ajouter l’alias facture en indiquant l’adresse toto+facture@gmail.com.
Vous recevrez comme d’habitude vos mails sur votre boîte de réception correspondante à toto@gmail.com sauf que vous pourrez les filtrer plus facilement.
Petite astuce, lorsque vous vous inscrivez à un service ou une newsletter, ajouter un alias avec le nom du site, par exemple toto+sncf@gmail.com. Ainsi, si vous recevez des spams avec un alias correspondant à un de ces sites, vous serez qui a vendu votre adresse mail.
Ignorer des conversations sur Gmail
Une conversation entre plusieurs de vos contacts s’éternise et ne vous intéresse pas ou plus ?
Libérez votre boite de réception en ignorant la conversation :
- Ouvrez la conversation
- Rendez-vous dans le menu d’options du message
- Choisissez l’option ignorer la conversation
Cette dernière n’est alors plus visible dans votre boite principale. Par contre, vous continuez à recevoir les mails de cette conversation. Vous pouvez les consulter dans la catégorie Tous les messages.
Si la conversation vous intéresse à nouveau, choisissez Réactiver la conversation dans le menu d’un des messages.
Pour votre sécurité, il est important de conserver toujours une boite de réception principale propre et bien tenue.
Envoyer des messages confidentiels sur Gmail
Si vous devez envoyer des informations sensibles par mail, je vous conseille d’essayer le mode confidentiel de Gmail
Lorsque vous rédigez un e-mail, cliquez sur l’icône qui représente un cadenas.
Vous pouvez alors définir une date d’expiration pour l’e-mail et même le protéger par un code secret.
Les destinataires ne pourront ni transférer, copier, imprimer ou télécharger le mail.
Une option a adopter dès que vous envoyez des informations sensibles.
Allez plus loin avec Gmail
Toutes ces techniques avancées sur Gmail vous permettent de profiter encore un peu plus de toutes les capacités qu’offre une adresse de messagerie Gmail. J’espère que vous avez découvert des nouvelles fonctionnalités qui pourront vous être utiles dans une utilisation quotidienne.
La plupart du temps, nous n’utilisons que 5% des fonctionnalités d’un outil. Pourtant, c’est toujours intéressant d’avoir un aperçu global de toutes les possibilités offertes, même si toutes ne sont pas utiles pour des utilisateurs lambda.
Je vous invite à me rejoindre sur ma page Facebook pour découvrir des trucs et astuces pour tirer le meilleur parti des nouvelles technologies.