Comment envoyer une pièce jointe par mail ?

Les objectifs de cet article sont de vous apprendre à :

• Savoir quels types de pièce jointe vous pouvez envoyer par mail
• Connaître les limites des pièces jointes
• Envoyer un document par mail sur un ordinateur
• Joindre une pièce jointe à un mail sur smartphone

Pouvez-vous m’envoyer le contrat signé par mail? Ou encore, peux-tu me transmettre quelques photos sur mon adresse e-mail? Vous avez peut-être déjà été confronté à cette situation sans pouvoir y répondre, faute de savoir comment procéder.

Ne vous en faites pas, ajouter un fichier à un mail n’est pas difficile. En respectant quelques règles, vous partagerez très rapidement un premier document avec le ou les contacts de votre choix. En plus, la procédure est sensiblement la même sur l’ensemble des boîtes mail (Gmail, Outlook.com …).

Toutefois, pour agrémenter ce tutoriel avec des exemples concrets, nous nous focaliserons sur la boîte de messagerie Gmail. Nous verrons ainsi comment envoyer une pièce jointe via ce service depuis un ordinateur ou un téléphone portable.

Envoyer une pièce jointe par mail : le résumé

Voici en vidéo la méthode la plus simple et la plus rapide d’ajouter des pièces jointes dans un mail:

Avant de nous plonger plus en détail dans le sujet, voici les principales étapes à suivre pour envoyer votre premier document par mail :

1. Connectez vous à votre service de messagerie (Gmail, Outlook.com …)
2. Lorsque vous êtes sur la boîte de réception, Créez un nouveau message
3. Saisissez le titre du message et optionnellement du texte dans votre message
4. Cliquez sur l’icône Pièce jointe. Celle-ci est le plus souvent représentée par un trombone
5. Une fenêtre représentant les dossiers et fichiers de votre ordinateur s’ouvre
6. Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez joindre à votre message
7. Renseignez le ou les destinataires qui recevront le mail
8. Terminez la procédure en cliquant sur le bouton d’envoi du message

Il s’agit ici d’une description rapide des étapes qui pourront être suffisantes pour les utilisateurs les plus avertis. Par la suite, cet article va détailler et illustrer chaque étape. Mais avant de commencer ,il est important de faire un rappel sur les pièces jointes.

Règles de base concernant les pièces jointes ?

Il est fort probable que vous ayez déjà reçu au moins un mail contenant un document, une photo, un extrait musical… Dans la majorité des services de messagerie, un e-mail avec une pièce jointe sera représenté soit avec un petit trombone soit avec le nom des PJ au niveau de la liste de vos messages. Le plus souvent, vous avez le choix de prévisualiser le document ou le télécharger.

Que peut-on envoyer par mail ?

Vous pouvez envoyer quasiment tous les formats de fichier que vous souhaitez : fichiers Word, Pdf, photos, vidéos, Powerpoint… La seule chose que vous ne pourrez pas transférer par mail, c’est l’envoi de fichiers exécutables.

Pour faire simple, un exécutable est un type de fichiers qui peut servir à installer des programmes sur votre ordinateur. Donc potentiellement un virus. Les services de messagerie modernes disposent d’un antivirus intégré qui bloque ce type de fichiers. Les extensions les plus populaires pour les exécutables sont Exe, Bat, Ini, Msi…

Quelle taille limite pour une pièce jointe ?

Un autre point important à prendre en compte lorsque l’on veut ajouter des documents à un message, c’est la taille de ces derniers. Les services de messagerie définissent la limite de taille des pièces que vous pouvez envoyer. Pour Gmail par exemple, la limite est de 25 Mo, pour Outlook.com 20 Mo.

Attention! Cette limite correspond à l’ensemble de la taille du message. Si vous envoyez par mail avec 10 photos via Gmail, la somme du poids de chaque fichiers ne doit pas excéder la limite de 25 Mo. Par contre, il n’y a pas de limite au niveau du nombre de pièces jointes. Vous pouvez envoyer 100 fichiers de 5ko si cela vous dit. Mais dans cette situation, il est plutôt conseillé de créer une archive.

Dans certains cas, notamment au niveau professionnel, certaines messageries limitent la taille du message en réception. Il n’est pas rare que la taille maximale soit de 5 Mo. Si vous envoyer un message trop volumineux sur une telle messagerie, vous recevrez une alerte par mail vous indiquant que le message n’a pas pu être délivré.

Prenez l’habitude de limiter la taille de vos message en dessous de 5 Mo. Pour des envois plus volumineux, des solutions plus adaptées existent ( voir en fin d’article).

Comment faire suivre une pièce jointe ?

Vous avez reçu une superbe photo que vous aimeriez partager avec plusieurs de vos amis? Une des solutions serait de télécharger la pièce, créer un nouveau message puis insérer le document dans ce nouveau mail! Mais ce n’est pas la façon la plus simple de procéder.

Ce que vous devez faire dans une telle situation est simplement de transférer le message. En transférant un mail, les pièces jointes sont conservées. Vous cliquez sur le bouton Transférer puis vous renseignez les adresses des destinataires. Par contre, lorsque vous répondez à un mail, les pièces jointes du mail d’origine ne sont pas conservées. C’est bon à savoir !

Attention à la sécurité

Je vous le rappelle souvent, les pièces jointes dans les emails représentent un des principaux vecteurs d’infection des ordinateurs. Vous cliquez sur une d’elle, un programme est installé sur votre PC et vous voilà victime d’un virus !

Donc prudence, soyez vigilants lorsque vous télécharger une pièce. Il est aussi important de mettre à l’abri vos contacts. C’est pour cela qu’il faut éviter de transférer trop de messages à vos amis. Un simple diaporama avec de jolis chats rigolos peut dissimuler un mauvais virus. De plus, souvent ces documents sont assez volumineux, ce qui saturent les réseaux et remplissent les boîtes mail inutilement!

Voilà ce que vous devez connaître sur les pièces jointes. Vous êtes maintenant prêts à envoyer vos premiers documents en toute sérénité. Voyons sans plus tarder des exemples concrets avec Gmail.

Action !

Envoyer un fichier par mail avec Gmail sur ordinateur

Dans ce chapitre nous allons voir comment gérer les pièces jointes dans Gmail depuis un ordinateur. Vous apprendrez à ajouter vos fichiers de différentes façons, supprimer les pièces indésirables avant l’envoi, …

1. Se connecter au service de messagerie

La première étape consiste à se connecter à votre boîte de messagerie. Dans cet exemple, nous utilisons Gmail. Commencez par ouvrir votre navigateur préféré (Edge, Chrome…), saisissez l’adresse mail.google.com dans la barre d’adresses puis terminer en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier.

Vous êtes redirigés vers la page d’accueil de Gmail. Cliquez sur le bouton Connexion qui se trouve en haut de la page. Renseignez votre adresse de messagerie de type identifiant@gmail.com.

Cliquez sur le bouton Suivant, puis saisissez votre mot de passe et terminer en cliquant de nouveau sur le bouton Suivant. La page d’accueil de votre boîte de messagerie Gmail se charge, vous accédez alors à votre boîte de réception.

A noter que si vous étiez connecté depuis de votre dernière visite, vous arriverez directement sur cette page.

2. Composez le message

Pour débuter cette étape, cliquez sur le bouton Nouveau message qui se situe en haut à gauche de votre boîte de réception. La fenêtre de rédaction du nouveau message s’ouvre.

Ne saisissez pas dans l’immédiat les destinataires de votre message. Il s’agit la plupart des cas du premier champ proposé, mais je déconseille fortement de renseigner les adresses des destinataires avant d’avoir fini la rédaction et la vérification de votre message. Cela vous évitera des déconvenues en appuyant trop vite sur le bouton Envoyer.

Donc les premières choses à faire est d’indiquer un titre à votre message puis, si vous le souhaitez, ajouter du texte dans le corps du message. Ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez transférer un fichier par mail sans écrire nécessairement un message textuel. Toutefois, un bonjour et 2-3 mots peuvent éviter à votre interlocuteur de se poser des questions sur la sécurité de la pièce jointe.

3. Ajouter le ou les fichiers dans le mail

Il existe au moins 2 façons différentes de joindre un fichier à un message électronique : une assez classique et l’autre plus pratique qui utilise la technique du glisser déposer.

Dans la première méthode, vous devez cliquez sur la petite icône en forme de trombone qui se trouve en bas de la fenêtre Nouveau message. Cette action ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous devez chercher et sélectionner le ou les fichiers que vous souhaitez ajouter au mail. Terminez en appuyant sur le bouton Ouvrir.

Pour sélectionner plusieurs fichiers maintenez la touche Ctrl enfoncé et cliquez sur les fichiers.

Vous verrez alors les pièces se chargées dans votre message. Vous disposez ici d’informations intéressantes telles que la taille du fichier ainsi que l’état d’avancement du téléchargement. Si vous vous êtes trompés de fichier, cliquez sur la petite croix à droite de la pièce pour la supprimer.

La technique du glisser déposer

Il existe également une méthode plus pratique pour joindre des fichiers à un mail. Une fois que vous avez fini de rédigez le titre et le corps de texte du message, ouvrez votre explorateur de fichier dans le dossier où se trouve les fichiers à joindre. Au besoin, réduisez la fenêtre de l’explorateur afin que vous puissiez voir votre message.

Avec votre souris, sélectionnez l’ensemble des fichiers à ajouter dans le mail. Cliquez sur un des fichier et tout en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris, déplacez ceux-ci dans votre message. Les fichiers se charge dans le mail.

Maintenant, à vous de déterminer quelle méthode vous plaît le plus.

Une fois les pièce ajoutées, vous pouvez renseigner l’adresse des destinataires et enfin cliquez sur le bouton Envoyer.

Envoyer une pièce jointe par mail depuis un smartphone

Et sur mon téléphone portable me direz-vous?

La procédure est très similaire. Dans un premier temps, ouvrez l’application Gmail.

Appuyez sur le bouton Nouveau message qui se trouve en bas de l’écran. Comme sur ordinateur, rédigez le titre et le corps de texte. Ensuite, cliquez sur l’icône représentant un trombone. A ce moment, vous pouvez choisir soit de joindre un fichier ou d’insérer un document à partir de Drive, i.e. Google Drive.

Si vous souhaitez envoyer un fichier qui se trouve sur votre smartphone, choisissez l’option Joindre un fichier. Naviguez dans les différents dossiers de votre smartphone ou, si vous en disposez d’une, de votre carte SD.

Cliquez sur le ou les fichiers que vous souhaitez joindre à votre message puis terminez en appuyant sur le bouton Sélectionner, situé en haut à droite de l’écran. Les documents sont ajoutés dans le corps du message. Renseignez les destinataires du message et des pièces, puis dès que ces dernières sont chargées, appuyez sur le bouton Envoyer représenté dans l’application par une flèche.

Envoyer des pièces jointes n’a plus de secret pour vous

Vous disposez désormais d’une nouvelle corde à votre arc pour communiquer avec tous vos contacts ! Vous pouvez dès maintenant partager des documents, des photos, des fichiers avec vos amis. D’ailleurs, aujourd’hui, l’envoi de pièces jointes s’avère de plus en plus nécessaire lorsque l’on communique avec des entreprises (banques, assurances…). En effet, les contrats sont signés de plus en plus au format numérique et échangés par mail.

J’ai illustré cet article avec un exemple sur Gmail, mais la technique est similaire sur les autres services de messagerie. Trouvez le bouton pour insérer les pièces et c’est gagné. D’ailleurs, il s’agit le plus souvent d’un trombone.

Nous avons vu que l’envoi de pièces souffrait de certaines limites concernant la taille des fichiers. Mon conseil est d’essayer de réduire au maximum la taille des fichiers envoyés : privilégiez le format PDF, réduisez la taille de vos photos par exemple.

Sur Gmail, si la taille de la pièce est supérieure à 25Mo, celle-ci est enregistrée dans votre Drive et remplacée par un lien que vos destinataires pourront consulté.

Si vous avez besoin de transférer un plus gros fichier, d’autres solutions existent, tel que le service gratuit weTransfer qui a fait l’objet d’un article sur le site. D’ailleurs si vous ne voulez être averti des nouveaux articles, je vous conseille de vous inscrire à la lettre d’information (environ 1 par trimestre => pas de spam).