C’est quoi le champ cci dans un mail ? Signification et conseils d’utilisation

Il ne doit pas être confondu avec l’option cc qui donne une valeur plus informative à un courrier électronique.

Grâce à cet article, vous allez comprendre la notion de copie cachée dans un mail. Nous verrons concrètement comment l’utiliser mais surtout les avantages de cette fonction ainsi que les situations dans lesquelles il ne faut pas hésiter à l’utiliser.

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Cci dans un mail : signification détaillée

Comme je vous le disais en introduction, ce champ correspond à l’abréviation de copie carbone invisible. Une fois que nous savons cela, nous ne sommes pas plus avancés 🙂

Lorsque vous rédigez un e-mail vous disposez de différentes options de saisie relatifs aux destinataires :

• « À » ou « To » en anglais : vous y indiquez les interlocuteurs qui doivent obligatoirement lire le contenu de l’e-mail. Toutes ces personnes recevront votre courriel et pourront voir les autres destinataires inscrits dans ce champ mais également dans Cc;
• « Cc » : comme le précédent, il s’agit des personnes dont le rôle est d’être informé. Ici aussi, les adresses emails sont visibles par toutes les personnes recevant le courriel.
• « Cci » ou « Bcc » : tous les interlocuteurs mentionnés ici recevront également le courriel. Par contre, leurs adresses mails n’apparaîtront pas pour les autres.

Certaines personnes pensent à tort que cc signifie copie cachée. Ce n’est pas la bonne définition, il s’agit de copie carbone. Rien n’est caché avec le cc.

Quelles différences entre cci et le cc ?

La principale différence entre ces deux options est que les personnes mentionnées dans le cci ne sont pas visibles par les autres. En d’autres termes, il permet d’envoyer secrètement un e-mail.

Dans le milieu professionnel, utilisez l’option cc signifie mettre en copie sans que l’on attende une action particulière de la part des personnes mentionnées. Concrètement, il s’agit simplement d’un message pour information.

Pour illustrer concrètement la différence entre ces deux options, prenons un exemple concret.

Voici comment vous avez rempli les différents destinataires :

• À : Michel
• Cc : Marie
• Cci : Jean, Anne

Michel est le destinataire principal, vous attendez peut être un retour ou une action de sa part. Il doit lire le contenu de votre lettre numérique. Marie est informée que vous avez envoyé un lettre à Michel. Jean et Anne reçoivent le courrier, mais ni Michel ni Marie ne voient ces 2 destinataires.

Question 1 : Si Marie utilise la fonction « Répondre à tous », qui recevra la réponse ?

Vous et Michel seront les seuls destinataires de la réponse. Tout simplement car Jean ne fait pas partie de la liste de diffusion de Marie (Jean est invisible pour Marie).

Question 2 : Par contre, si Jean répond à tous, qui à votre avis recevra la réponse ?

Vous en tant qu’expéditeur du premier e-mail mais également Marie et Michel. Par contre Anne ne recevra pas le courriel car elle est invisible également pour Jean.

Nous verrons dans un prochains paragraphes dans quel cas il est très utile d’utiliser l’encadré cci.

Comment envoyer des messages en copie cachée ?

Pour envoyer un courriel en copie caché, il suffit de saisir les adresses de vos destinataires dans l’encadré cci. C’est aussi simple que cela !

Sur certaines boîtes de réception, le champ cci n’est pas disponible par défaut. Pour le faire apparaître, il suffit la plupart du temps de cliquez soit sur le lien À ou lien Cc. Cela vous permet d’ouvrir la page Contact qui vous propose alors les différentes possibilités.

Voici un exemple concret qui détaille toutes les étapes sur Gmail. La procédure est similaire avec Outlook.

Etape 1 – Rendez-vous sur votre boîte de réception

Lancez votre navigateur préféré puis rendez-vous sur le site mail.google.com.

Si vous n’êtes pas automatiquement connecté, identifiez vous à l’aide de votre adresse Google ainsi que votre mot de passe.

Etape 2 – Ecrivez un nouveau e-mail

Une fois que vous êtes dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Nouveau Message situé dans le coin supérieur gauche.

Rédigez le contenu du courrier sans oublier d’ajouter un objet.

Etape 3 – Ajoutez les destinataires en copie cachée

Comme je le répète souvent, il faut renseigner les adresses de vos interlocuteurs en dernier. Cela peut éviter des déconvenues (envoi de mails mal rédigés, avec des coquilles, voire pire)

Donc saisissez les destinataires principaux dans l’encadré À. Cliquez sur le lien Cci qui se trouve à droite de l’écran pour voir apparaître cette possibilité. Ajoutez les adresses des interlocuteurs auxquels vous souhaitez envoyer une copie invisible.

Etape 4 – Envoyez le mail

Finalisez le tout en cliquant sur le bouton Envoyer.

Les avantages du champ Cci dans un e-mail

Le premier avantage réside dans le fait de pouvoir envoyer un courriel secrètement à un ou plusieurs destinataires. Que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel, il existe de nombreuses situations où cela peut s’avérer utile (exemple: copie cachée à un avocat pour une relance à un fournisseur…)

Mettre des adresses en copie cachée permet également de limiter l’encombrement des boîtes de réception. Imaginez 100 personnes qui utilisent la fonction répondre à tous et vous ne pourrez que constater l’état de votre boîte de réception. Bonjour le ménage.

Enfin, un autre avantage que j’apprécie avec cette option est la non divulgation de toutes les adresses emails à tous les destinataires. Dans certain cas, je n’apprécie pas que mon email soit diffusé à des gens que je ne connais pas. Et vous ?

Pour illustrer ces avantages, voici un des exemples de mise en pratique.

Exemples d’un envoi d’e-mails invisibles

Je ne reviendrai pas sur l’avantage principale de mettre un ou plusieurs personnes en copie cachée, il existe mille raisons de souhaiter cacher la liste de diffusion aux destinataires. Par contre, voici 2 situations utiles auxquelles on ne pense pas forcément.

Poser une question ou faire suivre un courriel à plusieurs destinataires

Vous souhaitez poser une question à une dizaine de vos amis. Si vous transmettez un courrier en mettant en destinataire principal ou en copie simple toutes ces personnes, il y a fort à parier que la discussion va vite déraper et dévier du sujet principal. Surtout si vos interlocuteurs utilisent tous la fonctionnalité Répondre à tous.

Par contre, si vous les mettez tous dans le champ cci, vous serez le seul à recevoir les réponses, ce qui sera beaucoup plus gérable.

Prévenir tous mes contacts d’un changement d’email

Piratage de compte, boîte spammée… Il existe plusieurs raisons qui peuvent vous inciter à changer votre adresse électronique. Dans ce cas, le moyen le plus simple de prévenir tout le monde est de leur envoyer un message.

Je recommande très fortement de mettre toutes les adresses de votre carnet dans le champ Cci. Vous pouvez ne rien mettre dans les champs À et Cc. Ensuite, indiquez simplement dans le contenu « J’ai changé d’adresse électronique, vous pouvez désormais me joindre à l’adresse suivante ».

Si vous ne le faîtes pas de cette manière, vous partagez votre carnet d’adresses avec tous vos contacts. Sauf que votre carnet d’adresses peut contenir différents profils : amis, commerciaux, pirates en herbe…

Personnellement, je n’apprécierai pas que mon adresse se retrouve dans une telle liste de diffusion.

Conclusion

Nous voilà à la fin de cette présentation. Désormais, êtes-vous capable de répondre à la question : quelles est la signification du cci dans un mail ? J’espère que oui et que les exemples que j’ai exposé dans cet article vous ont éclairé sur l’intérêt de cette fonctionnalité.

Avec la mise en pratique de telle technique vous entrez dans un maniement avancée de votre boîte de messagerie. Je vous ai donné ici un exemple avec Gmail, mais les champs cc et cci sont disponibles dans tous les services d’email (Outlook, Yahoo mail, Thunderbird…)

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